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El formato de la escritura (acercamiento) es un componente crítico de cualesquiera políticas y sistema acertados de los procedimientos. Y más importantemente, debe ser aplicado constantemente a través de ambas políticas y procedimientos y debe presentar al contenido en fa'cil-a-leyo' y entendía formato. Usando el adagio, las "marcas de la práctica perfectas" se aplican en esta situación. La práctica no hace perfecto a menos que sea una práctica correcta. Dado la misma lógica, el acercamiento de la escritura no es aceptable a menos que resuelva todos los criterios de ser acertado y eficaz.

Un "formato de la escritura" es un formato de la estructura o del contorno para presentar políticas y procedimientos en una orden lógica que se pueda entender fácilmente por los lectores. Presenta al contenido de cualquier documento de la política o del procedimiento y presenta una secuencia lógica de la lectura. La estructura seccio'n-ajustada a formato puede asegurar consistencia entre documentos de la política y del procedimiento.

El formato ideal de la escritura es cuando no hay distinción hecha entre una política y un documento del procedimiento. Mientras que el lector pudo conjeturar, éste solucionaría muchos problemas y haría la publicación, la comunicación, y el entrenamiento más fácil. ¿Cómo se hace esto? Escriba un solo documento, e.g., informe del costo de recorrido o demanda de la compra, y no lo nombre como una política o documento del procedimiento. Algo, utilice un formato que contenga una declaración de política como una de la haber predefinido, base secciona; ahora, las pautas del documento son dirigidas por la declaración de política encajada. Los lectores están satisfechos con esta solución porque ahora no tienen que referir a los manuales separados de la política y del procedimiento para el contenido similar. En los ejemplos abajo, la declaración de política es la tercera sección de las "secciones predefinidas preferidas" que escriben formato del acercamiento.

Hay tres estilos populares del formato, uno de los cuales está parado aparte de los otros: (1) secciones predefinidas; (2) estructura de flujo libre o Playscript del papel; y (3) escritura de flujo libre. El tercer acercamiento del formato, escritura de flujo libre, no es realmente ningún formato en todos. Desafortunadamente, muchas compañías utilizan hoy este formato de la "escritura de flujo libre" (probablemente debido a su carencia de saber que existe una plantilla del formato de la escritura). En este formato, el contenido se escribe en una manera al azar, contraria. El lector nunca está seguro sobre comenzar o el punto final del documento de la política o del procedimiento. Este método se refiere a menudo como el "Pa'rrafo-estilo" de la escritura y sale generalmente del lector que conjetura el propósito y la importancia del documento de la política o del procedimiento. Éste no es el comportamiento la política y el escritor de los procedimientos desea del lector.

El segundo formato, la "estructura libre del papel que fluye," se refiere a menudo como "Playscript." Literalmente, "Playscript" refiere a diálogo, a una composición dramática, o a un guión. Los escritores de la política y del procedimiento utilizan el método del "papel" adaptado del formato de Playscript donde el papel se indica en la primera columna y la acción se indica en la segunda columna de una disposición de la dos-columna. Los autores de este formato discuten que el lector no necesite saber todo sobre "quién, porqué, qué, donde, y cómo" de cada documento de la política o del procedimiento. Los opositores, en contraste, discuten que el método de Playscript sea incómodo y salga del lector clueless en cuanto a el intento del documento de la política o del procedimiento. Esto no es simplemente un buen formato para documentar procesos del negocio.

El primer discutió formato, las "secciones predefinidas" son el acercamiento más fácil del formato para que el lector entienda porque el formato consiste en las secciones predefinidas, pre-aprobadas que se utilizan en cada política o procedimiento escrito y publicado. La consistencia se alcanza rápidamente. Las siete secciones de la base del "predefinidas escribiendo formato" son propósito, alcance, política, definiciones, responsabilidades, procedimientos, e historia de la revisión. El contenido, agregado correctamente en estas secciones, proporciona "quién, qué, porqué, donde, y cómo" del negocio procesa y ayuda para hacer para arriba la sustancia de las políticas y de los procedimientos semejantes. Dependiendo de la industria, la política y el escritor de los procedimientos pudieron agregar las secciones, e.g., fondo, referencias, o acciones disciplinarias para el incumplimiento.

Un sistema de la política y del procedimiento sin haber diseñado constantemente, y haber aplicado, escribiendo acercamiento se ve sobre todo según lo roto, obsoleto, o no hecho caso por sus lectores. El acercamiento de la escritura incluye el mecanismo para las ideas que capturan, los workflows, las soluciones, las formas, y cualquier información suplemental sobre procesos del negocio, en un lugar. Una plantilla eficaz del formato de la escritura contiene las mismas secciones de la base cada hora; nunca hay una desviación.

Sobre el autor

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Este artículo ha sido traducido automáticamente de la fuente Inglés.