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Los ahorros de coste de la contabilidad automatizada no son lo que deben ser

Las ventajas básicas de un plan contable automatizado son eficacia y velocidad. En un sistema del manual los recibos y los desembolsos se registran inicialmente en registros. Esto puede implicar el escribir de un cheque y entonces escribir una descripción en un registro o éste se puede hacer en un sistema del uno-escribir. Cualquier manera las transacciones en los registros se debe fijar manualmente al libro mayor general y después compilar en estados financieros. Esta transferencia manual de la información es desperdiciadora de tiempo y conforme a error (tal como transposiciones).

En un sistema automatizado todos los pasos múltiples de un sistema manual se derrumban en una entrada. Por ejemplo cuando usted crea un cheque hay una fijación automática y simultánea a un registro y a las cuentas de libro mayor general. Los estados financieros se pueden crear en cualquier momento y tan a menudo como necesitados.

Usted pensaría que con estas ventajas la contabilidad automatizada sería más barata y más error libremente que contabilidad manual. Pero resulta que esto no es siempre verdad. Primero de todos mientras que han venido los costes del software abajo hay una curva que aprende bastante grande implicada al usar el software correctamente. Mucho del problema miente en diseño concebido enfermo del software.

El problema del diseño de los pobres proviene una tentativa ambiciosa del excedente de parte de los reveladores de permitir que los usuarios sin el entrenamiento de la contabilidad hagan entradas sin referencia al debe y a la estructura del crédito. El software oculta esta estructura en la asunción que el usuario no la entiende. Toda la manera de problemas sobreviene de este defecto de diseño. CPAs a menudo uniforme y los contadores experimentados no pueden calcular fuera de qué se está encendiendo con estas paquetes de software. Esto hace necesario el entrenamiento y la consulta costosos con los expertos en el software.

Sería lejos mejor si el software reflejó y expuso el debe y la estructura del crédito así que cualquier persona con conocimiento básico de la contabilidad podría entender cómo utilizar el software. Me convencen que cualquiera puede aprender el sistema del debe y de crédito dentro de algunas horas (véase mi libro). Pero los reveladores del software creen que los dueños del negocio son demasiado estúpidos o intimidados para aprender el sistema y que tiene que ser ocultado. Esto causa todas las clases de problemas costosos.

Los reveladores del software también intentan instalar omiten cartas de las cuentas y de los formatos del estado financiero que crean toda la manera de los problemas que podrían ser evitados simplemente insistiendo que el usuario aprenda bastantes sobre contabilidad y su propio negocio. Éstos "que simplifican" diseños aumentan otra vez la confianza en expertos costosos.

Finalmente, los reveladores del software no hacen el dinero vendiendo el software excelente y confiable que trabaja por años. Los reveladores hacen algo el dinero vendiendo nuevas y mejoradas mejoras. ¿Pero conjetura qué? Un paquete de contabilidad que era cualquier bueno comenzar con no debe requerir mejoras frecuentes, o para las mejoras de esa materia en todos los procedimientos de la compilación de la contabilidad básica y del estado financiero no ha cambiado por siglos. Con todo cualquier usuario popular de la paquete de software inundated con las nuevas versiones del paquete que requerirá con todo de consultas más costosas. La mayoría de estas mejoras son campanas simplemente innecesarias y silban o los arreglos para los insectos que deben nunca haber estado en versiones anteriores.

¿Qué debe una pequeña empresa hacer tan? Sin falta compre una paquete de software pero no cuente con que sus costes terminen con la compra del paquete. Usted necesitará indudablemente pagar a un consultor para fijar el programa ascendente y para darle el entrenamiento básico. Los ahorros de coste totales de la conversión de un sistema manual no serán tan grandes como deben ser.

Sobre el autor

El saco Elmaleh de Michael es contable público certificado y un analista certificado de la valuación. Su libro, "contabilidad financiera: Una introducción mercifully breve ", ha recibido la aclamación crítica amplia. Él tiene casi 30 años de contabilidad y 10 años de enseñar Web site de experience.His son understand-accounting.net