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En este día y edad, la seguridad está de preocupación primera en lo referente a la operación de los cuartos del correo. De operaciones three-person a los centros corporativos del correo, los procedimientos bien desarrollados de la seguridad del centro del correo se pueden adoptar fácilmente por cualquier mailroom.

De accidentes internos a peligros exteriores más amenazadores, los negocios confían en un cuarto completamente de funcionamiento del correo, que requiere vigilancia y la organización. Para proteger sus empleados y negocio, considere los procedimientos siguientes recomendados por el servicio postal de Estados Unidos:

Recomendaciones preventivas de la operación general del correo:
Designe a un coordinador de la seguridad del correo (y a suplente para cuartos más grandes del correo). Organice a equipo de la respuesta de la seguridad del correo, si es práctico, dependiendo del tamaño del personal del sitio del correo. Cree, póngase al día, y los procedimientos de la seguridad de la revisión, plan del desastre, y los planes de funcionamiento
Entrene al personal en la seguridad en relación con del correo de las políticas y de los procedimientos (es decir biológico, químico, las armas, o los desastres naturales).

Los miembros del equipo deben ser equipados de la célula phones/pagers. Publique un informe de la Despue 's -Accio'n o el informe de incidente después de cada incidente. Tenga gerencia mayor buy-in/sign-off en los procedimientos de la seguridad del correo de la compañía.

Los procedimientos de seguridad generales para Shipping/Receiving envían áreas: Notifique a clientes internos y externos, como apropiado, de las medidas tomadas para asegurar la seguridad del correo
Límite de control o acceso de empleados, de visitantes conocidos y de visitantes escoltados al cuarto del correo con muestra-en las hojas, las divisas, y/o los lectores de tarjetas. Trabe todas las puertas exteriores y/o prohíba las puertas de estar abierto apoyado
Requiera las entregas a e hecha en un área restricta, definida. Guarde el área para procesar el correo entrante y saliente a parte de el resto de las operaciones, como factible.

Si se utiliza un área de proceso separada, no debe ser parte del sistema central de la ventilación
Los sobres desechados, los paquetes y las cajas de shipping/receiving se deben colocar en un envase cubierto y transportar al muelle de cargamento para el retiro.

Según Pitney Bowes, el líder en la gerencia del correo y del documento, el cuarto del correo es la entrada a su compañía, empleados, y clientes. Hacen las recomendaciones siguientes:

Correo básico que maneja pasos en el trabajo o el hogar:
Nunca acepte el correo o empaquete las entregas de una persona desconocida que no pueda proporcionar la identificación y la prueba apropiadas del empleo por la organización de la entrega
Esté alerta para y divulgue cualquier correo y paquete a la izquierda desatendidos.

alarmas de la "bandera roja" en identificar la letra o los paquetes sospechosos: Paquetes con franqueo excesivo, usando sellos en comparación con indicia del metro. La dirección es mecanografiada mal o manuscrita y tiene faltas de ortografía
Los paquetes contienen las manchas aceitosas, cristalización o en la envoltura u olores extraños. Ningún remite
Paquetes excepcionalmente grandes o ladeados. Paquetes que exhiben evidencia de la hoja eléctrica del alambre o de la lata
Materiales que se envuelven excesivos, tales como cinta que enmascara, atando con correa la cinta, o la secuencia.

Si sus empleados encuentran sospechoso para enviar:
No maneje una letra o un paquete contaminada sospechada. No sacudara, no tope, ni huela el paquete
Lave las manos a fondo con el jabón y agua
Notifique un oficial de seguridad de la compañía y una aplicación de ley local.

Siga las medidas de seguridad en el lugar en donde usted trabaja:
Si su facilidad requiere una divisa, sea seguro tenerla con usted siempre. Si usted se olvida de su divisa al entrar, sea paciente con los oficiales de seguridad. Esté enterado de otros que incorporan el ingenio del edificio usted. Si no tienen una divisa, notifique a un oficial o a encargado de seguridad.

Si envían y los empleados del sitio de la recepción o del correo, seguridad son también supremos durante funcionamientos generales también. El uso de las herramientas correctas para el trabajo puede ayudar a eliminar accidentes y lesiones comunes. Por ejemplo, los cortador para uso general de la caja del cuchillo fueron diseñados para hacer el trabajo del correo del empleado del sitio más eficiente. Las características realzadas de seguridad de un buen cortador de la caja pueden prevenir el contacto con los dedos. Además, un cuchillo correctamente diseñado perforará la cartulina sin contenido perjudicial del cartón.

Sobre el autor

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Este artículo ha sido traducido automáticamente de la fuente Inglés.