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Las llamadas de conferencia de las reuniones del equipo y las citas virtuales son precio estándar actualmente. Si cualquier aspecto de su trabajo implica el coordinar con otros (y que no lo haga) de usted para saber difícil puede estar a los horario de la sinc.. Y si usted ha golpeado la "contestación toda" a un E-mail al intento y encuentra siempre un buen rato de la reunión, usted ha sentido el dolor.

Si cada uno en su organización utiliza perspectiva con el mismo servidor del intercambio, y hace calendarios público viewable, usted está en suerte. Haga simplemente un calendario del comparar pull-down en perspectiva y elija la mejor abertura disponible. Pero para el resto de nosotros, el programar es desperdiciador de tiempo.

La explosión de las tecnologías de la tela y de comunicación ha significado expectativas cada vez mayor de la disponibilidad. Todavía, las herramientas a facilitar el programar se han retrasado detrás. Eso ahora está comenzando a cambiar, y aquí es tres nuevos acercamientos que implican recursos libres y las herramientas que son convertidos por las compañías de Web 2.0.

1. Utilice un uso de polling/voting

Varios arranques han lanzado las herramientas que utilizan la interrogación para determinar tiempos óptimos de la reunión. Los ejemplos de tales servicios incluyen MeetingWizard y ScheduleOnce.

Usted elige una zona de tiempo y especifica las fechas y los marcos de tiempo durante los cuales usted está disponible. Invitees alinea si las opciones son posibles o preferidas y después entró una lista de los invitees para esa reunión. Invitees recibe un acoplamiento que conduce a una página del aterrizaje y después de que los invitees hayan votado, el organizador ve la opción más popular.

El proceso de elegir el tiempo ideal puede ser muy largo durante el cual la disponibilidad que hace calendarios del organizador o de otros participantes pudo haber cambiado. Pero para ésas con requisitos complejos de la coordinación, la interrogación y los mecanismos de votación pueden definitivamente hacer programar más fácil.

2. Haga su público del calendario

En los últimos meses, dos arranques han lanzado reservado los servicios innovadores que permiten que los usuarios compartan público calendarios. TimeBridge permite que usted fije un acoplamiento o una divisa personal de la disponibilidad en línea por ejemplo un blog, una firma del E-mail o una página social del establecimiento de una red. La disponibilidad link/badge señala a un calendario tela-basado y el servicio también permite a usuarios integrar sus usos que hacen calendarios de Google.

MeetingStarter tiene una metodología lista para iniciar el proceso programar. Combina algo de la funcionalidad de polling/voting mencionada anterior con un interfaz en el cual los usuarios difundan su disponibilidad programar a los invitees seleccionados para unos o más acontecimientos.

El tecleo de Invitees un acoplamiento a un específico dedicado de la página del aterrizaje a ese organizador o reunión y puede programar en el calendario del organizador. Estos métodos requieren más trabajo up-front para el organizador pero pueden simplificar la tarea de manejar requisitos programar complejos.

3. Utilice una herramienta ligera de la colaboración

El tiempo pasado en programar sigue generalmente la regla de 80/20. Veinte por ciento de reuniones son difíciles de programar y los sistemas de calendaring/voting trabajan bien. Pero para los otros ochenta por ciento, una solución del ligero-peso es preferible.

Simplemente tomar el proceso programar del E-mail y la mudanza de él a un Web page comúnmente accesible es una mejora importante. Los servicios tales como Evite construyeron sus negocios enteros en la una penetración que los E-maices que vuelan detra 's -y-adelante son una manera ineficaz de arreglar acontecimientos grandes. La misma penetración también se aplica a las llamadas de conferencia, un segmento de mercado no tratado por esos servicios.

Un acercamiento cada vez más popular utiliza las herramientas ligeras de la colaboración que permiten a un organizador elegir un rato de la llamada de conferencia e indicar si la sincronización es negociable. Se invita a Invitees que responda con su disponibilidad y comente respecto a alternativas preferidos. Crucial, este proceso programar ocurre en un Web page dedicado que sea viewable por todos los participantes más bien que sobre una serie uno-en-uno de email.

Sobre el autor

Andre D. Vanier es el CEO de Rondee, una conferencia libre llamando la compañía que era primera a poner con una herramienta ligera de la colaboración. Vanier habla extensivamente en tendencias en comunicaciones y era un co-fundador temprano de la industria libre del asistencia telefónico. Seed Newsvine

Este artículo ha sido traducido automáticamente de la fuente Inglés.