Category: Top » View » Spanish-54133

Cosas críticas a considerar antes de invertir en un sistema de la colaboración del equipo

En el mundo interconectado de hoy donde más organizaciones están colaborando con los socios y los clientes, y el personal virtual que coordinaba, las soluciones en línea de la colaboración del equipo han llegado a ser ' deber-tienen ' guardar cada uno en la misma página. El intentar hacer juegos malabares la comunicación entre los socios, el personal, los clientes y otros miembros del equipo a través del email solamente conduce a menudo a los embotellamientos serios, a la información perdida, y a más retrasar-tiempo del proyecto que necesario. Los extranets protegidos contraseña o los espacios de trabajo en línea seguros ofrecen a organizaciones las herramientas de gran alcance para colaborar en línea y para trabajar más eficientemente y con eficacia.

¿Sin embargo, con hoy disponible de tan muchas del equipo herramientas de la colaboración, cómo usted sabe qué es la mejor solución para su negocio u organización particular? Las compañías y otras organizaciones que trabajan con los clientes y los equipos alrededor del mundo sugieren la evaluación de tres cosas críticas antes de invertir en un sistema de la colaboración del equipo:

¿Cómo escarpado es la curva el aprender?

Muchas herramientas de la colaboración del equipo se cargan con toneladas de las características para los puntos de venta agregados. A menudo, estas características son más valiosas como un factor del ' zumbido ' más bien que herramienta real ayudar a los equipos a comunicarse eficientemente. Si el software de la colaboración del proyecto se complica también para utilizar, puede ser muy difícil conseguir a gente a bordo con usarlo.

La mayoría de la gente está ya bastante ocupada y no desea tomar horas de su semana apenas para aprender cómo comunicarse con usted. Los clientes tienden especialmente para conseguir frustrados si tienen que adoptar un sistema complicado apenas para trabajar con usted. Por esta razón, es esencial que el proyecto de la colaboración del equipo que usted elige sea simple y no hinchado con las características que no son esenciales.

¿El abastecedor de las soluciones de la colaboración del equipo ofrece una cierta clase de entrenamiento en línea?

El portal del proyecto debe ser simple, intuitivo, y no abrumador a los nuevos usuarios. Si el sistema de gerencia de proyecto es demasiado difícil de aprender, usted se encontrará tiempo mucho del gasto que entrena a empleados actuales, a nuevos empleados, y a clientes cómo utilizarlo mientras que se zambulle la productividad del proyecto sí mismo. Sin importar cómo es simple es, la mayoría de los nuevos usuarios necesitarán una cierta clase de entrenamiento ligero en cómo utilizar el sistema con eficacia.

Usted podría pasar horas en los empleados, los socios, y los clientes de enseñanza del teléfono donde chascar, cómo upload, y cómo obrar recíprocamente con el sistema. Otra opción sería crear sus propios documentos del entrenamiento o pantalla-captura videos para enviar a los nuevos usuarios. Sin embargo, para ahorrarse más tiempo y frustración, busque las herramientas de la colaboración del equipo que han publicado ya los videos que demuestran a nuevos usuarios cómo obrar recíprocamente con el sistema. Esta manera usted puede simplemente enviarles un acoplamiento y los nuevos usuarios pueden estar apagados y funcionamiento.

¿Cuánto estructura debe la herramienta de la colaboración tener?

Hay una compensación inherente entre la cantidad de estructura incorporada que una herramienta de la colaboración tiene y la capacidad de la herramienta de ser adaptado a diversos grupos necesita. Algunas herramientas tienen demasiada estructura y la jerarquía y ella pueden ser confusas a los usuarios donde chascar para encontrar el grupo derecho de la biblioteca o de discusión del documento.

SharePoint, por ejemplo puede ser difícil de instalar de una manera que sea intuitiva y simple utilizar para los usuarios. Puede ser embalado con las características, pero si solamente los usuarios más sofisticados pueden calcular fuera de cómo realizar las acciones más básicas, consiguiendo a usuarios adoptar y utilizar realmente puede ser un desafío verdadero.

El valor verdadero de cualquier sistema de la colaboración del equipo está en su capacidad de mantener a un equipo actualizado y encima de los progresos más últimos un proyecto. Nada puede retardar un proyecto abajo más rápidamente que cuando el miembro B del equipo piensa que él está esperando a miembro A del equipo para terminar una tarea de encontrar solamente que la tarea requerida era ya completa pero que iba inadvertido.

Una herramienta en línea excelente de la colaboración debe ofrecer "portals" o los espacios de trabajo para los proyectos individuales y el mensaje roscan dentro de esos proyectos a los cuales diversos miembros puedan suscribir y recibir alarmas del mensaje por RSS o el email. Los que no necesitan seguir la comunicación sobre cada hilo de rosca deben poder permanecer apagado de ese hilo de rosca evitar sobrecarga de la información. En el mismo tiempo, debe ser simple y ayunar para agregar a un nuevo miembro del proyecto a un hilo de rosca existente si la discusión da vuelta en una de el cual necesiten estar enterada.

Los documentos referentes a proyectos específicos se deben agrupar en un lugar sin los usuarios que tienen que tamizar a través de los hilos de rosca sin fin para encontrar un documento particular. Sin esta característica, una herramienta en línea de la colaboración termina encima de tener el mismo problema que el email donde los mensajes con los archivos importantes unieron llegado a ser perdidos en la corriente creciente de la comunicación. Hay muchos del zumbido actualmente sobre wikis como herramientas en línea de la colaboración. Wikis es Web pages de colaboración editable y es grandes herramientas para algunas situaciones. Son muy flexibles y permiten que los grupos de gente contribuyan a un cuerpo compartido del conocimiento (e.g. Wikipedia). Trabajan muy bien para los reveladores y otros que necesitan desarrollar la documentación del software, pedida con frecuencia preguntas, políticas, la información de los recursos humanos, el etc.

En algunos casos trabajan muy bien para los grupos que necesitan colaborar en proyectos y actividades. Sin embargo, no son como bueno una opción para los grupos que necesitan compartir documentos, manejan tareas, mantienen un calendario compartido, y tienen discusiones.

Wikis puede ser demasiado no estructurado. Para algunos grupos los wikis no trabajan bien para el equipo o la colaboración del proyecto porque no proporcionan bastante estructura. Para los grupos que necesitan sobre todo compartir y colaborar en documentos, manejar tareas, y tener discusiones, puede ser incómoda fijar éstos a las páginas del wiki y organizarlas así que otras pueden encontrarlas y poner al día más adelante. Algunos grupos deben considerar una herramienta en línea de la colaboración que tenga más hacia fuera-de-$$$-CAJA de la estructura de modo que los grupos puedan apenas comenzar a usarla - los documentos, las tareas, las discusiones, y las noticias se pueden fijar con un o dos tecleos y no necesitan ser organizados o ser manejados cuidadosamente guardarlos de conseguir perdidos.

Wikis puede tomar más tiempo para instalar y para administrar. Para los administradores, algunas herramientas que comienzan con la característica derecha fijada en lugar pueden a menudo ser lejos más fáciles de instalar porque hacen ya una estructura intuitiva de la navegación construir adentro. Wikis requiere a veces muchos de esfuerzo de instalar una estructura esquelética de las páginas que pueden organizar el contenido de los grupos con eficacia. Además, los grupos de usuario menos sofisticados requieren a menudo más entrenamiento en cómo obrar recíprocamente con eficacia con el wiki. Esto puede ser un problema verdadero para los grupos que necesitan instalar centenares o millares de espacios de trabajo.
En la conclusión, hay un número de factores a considerar al elegir una herramienta en línea de la colaboración. El más importantes son simplicidad y facilidad de empleo, documentación fuerte de la ayuda y entrenamiento en línea, y la cantidad derecha de estructura para asegurar a sus equipos no necesita calcular cosas hacia fuera para sí mismos.

Cualquier herramienta de la colaboración usted elige para su organización, ofrecen de gran alcance y las maneras eficaces de ayudar a organizaciones comparten documentos, manejan tareas, y coordinan más con eficacia con el personal, los socios, y los clientes.