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La herramienta más importante del control de manejo del cambio -- el tablero del cambio

El cambio con eficacia de manejo con un proceso del control del cambio es crítico al éxito de cualquier proyecto. Por ejemplo digámosle han identificado una característica que necesite ser agregada a un programa del software para un cliente. ¿Si ese cliente pregunta que la característica esté cambiada, qué impacto ésa tiene en su horario, presupuesto y cómo él afectará otros esfuerzos del desarrollo?

Los cambios pueden venir de muchas fuentes internas y externo y cuando se repite esto las épocas múltiples a través de un proyecto, sin control apropiado del cambio en lugar, el proyecto puede torcer en espiral rápidamente de control.

El control del cambio es un acercamiento disciplinado a supervisar cada cambio sugerido, y a determinar el impacto de él en el horario, el presupuesto y el equipo.

El control apropiado del cambio :

-- cerciórese de los cambios estén dados la prioridad correctamente y cerciórese de que cualquier trabajo hecho sea en el alcance para el proyecto.
-- permita el horario y el presupuesto que se ajustará por consiguiente para evitar resbalamiento y sorpresa retrasa.
-- mantenga a equipo informado y proactive en vez de reactivo a los cambios.

Una de las partes más eficaces de un proceso sólido del control del cambio es el tablero del cambio. Mientras que es una de las partes más fáciles del proceso, no se utiliza a menudo correctamente, si en todos. Ponga simplemente un tablero del cambio es una reunión que ocurre en los intervalos regulares y en la ocasión sobre una base hoc del anuncio (aunque esto se debe evitar).

El propósito del tablero del cambio es cerciorarse de que el estado del proyecto y cualquier cambio propuesto están siendo repasados abiertamente por todos los tenedores de apuestas sin el inevitable retrasa o filtrándose que puede ocurrir a menudo con las ediciones del proyecto que se comunican al equipo. Esto crea ventajas intangibles mientras que simultáneamente informa al grupo todas las decisiones y estado.

Por ejemplo un ingeniero puede traer para arriba una característica obscura o un aspecto del software que una persona de la comercialización oye alrededor para la primera vez. Pueden ver una manera de vender esta característica o pueden sugerir un pellizco retorcido simple que haría más eficaz para otro cliente, el etc.

La voluntad siguiente proporciona una breve descripción del tablero del cambio, las ventajas que puede proporcionar y algunos del DOS y de los don'ts.

1. Todos los partidos apropiados deben estar presentes:
Un error común no está haciendo que alguien presentara en el tablero del cambio que necesita ser. Un tablero del cambio debe contener a TODOS LOS tenedores de apuestas para el proyecto en la orden para que sea eficaz. Para el software, lo que sigue sería representado comúnmente:

-- ingeniería
-- Servicio De Cliente
-- encargados de producto
-- encargados de proyecto
-- comercialización
-- ventas

Usted puede encontrar que algunos individuos tienen poco a decir o no se parece conseguir la información significativa de la mayoría de las reuniones. Sin embargo resista el impulso de comenzar a excluirlas o a permitir que se excluyan.

Recuerdo a representante/delegado técnico de cliente que se sentó en cada tablero del cambio con su cabeza que anotaba (que bosqueja pienso) por meses sin decir una palabra, hasta que un día discutíamos un aspecto de cómo nuestro esquema que licencia trabajaría. Él dijo él pensó que puede ser incompatible con nuestro sistema actual de CRM. Algo que nunca habíamos considerado, y él tenía razón. La edición no habría sido encontrada probablemente hasta lanzamiento y habría causado retrasa y los problemas incontables para nuestros clientes y personal. Sin embargo cogiendo esto podíamos temprano proporcionar un arreglo simple, pre-lanzamos sin la interrupción al horario.

Cerciórese de tan que todos los partidos estén incluidos en cada reunión. Si alguien no puede estar allí haga que otro representativo complete para él o considere o posponiendo la reunión.

2. Promueva la discusión honesta y abierta:
Usted no puede tener un tablero eficaz del cambio si la gente no está dispuesta a ser totalmente honesta en la reunión. Cerciórese de que cada uno sienta traer cómodo encima de ideas, precisar trampas potenciales, y preguntar estimaciones. Si no puede un ingeniero es en el decir ejercido presión sobre ellas puede entregar algo el tiempo cuando les conocen probablemente, el propósito del tablero del cambio se ha derribado y usted ahora tiene una edición del horario que se ha enterrado y aparezca más adelante como "sorpresa".

Esto puede parecerse obvio pero es realmente donde he visto la mayoría del fall de los tableros del cambio. Cerciórese de que todos los participantes estén enterados que ésta es la reunión para traer para arriba malos noticias, problemas y preocupaciones. Recompense a los que hablen para arriba y levanten preocupaciones y nunca reaccione áspero alguien que trae para arriba un problema o ha incurrido en una equivocación. Agradézcalas por traer esto para arriba durante la reunión y si usted debe reprenderlas para hacerla fuera de la reunión, con un énfasis en el hecho de que hicieron la cosa derecha trayendo esto para arriba.

Guárdese de los tableros del cambio que dan vuelta en "todo son muy bien" reuniones del estado. Cualquier persona que ha pasado en caulquier momento en un proyecto del software o cualquier proyecto para esa materia sabe que todo es raramente "fino". Guarde cada uno el hablar y guarde el hacer de preguntas duras hasta que las ediciones comienzan a venir encima de más fácilmente.

3. Observe tomar
Es crítico que usted tiene alguien en la reunión que toma notas cuidadosas e indica los partidos apropiados implicados en las ediciones planteadas. Dependiendo del tamaño de su organización un encargado de proyecto es normalmente la mejor persona para este papel. Pueden entonces seguir en ellos según lo necesitado hasta el tablero siguiente del cambio.

Es muy importante que éstos están seguidos encendido y discutieron cada reunión. Esto ayuda a continuidad de la demostración y demuestra que se están resolviendo las ediciones. Si usted no tiene un encargado de proyecto usted puede señalar a una persona o rotar la responsabilidad cada semana, mes, etc.

3. Itinerario común del tablero del cambio:
Aquí están algunas de las tareas comunes para cada tablero del cambio:

-- traiga para arriba cualquier aviso para el equipo.
-- circunde la tabla y compruebe el estado con cada person/group. Esto proporciona una oportunidad para cada grupo de poner al día el resto del equipo en cualquier nueva edición, preocupaciones y de hacer preguntas.
-- repase y discuta cualquier nuevo cambio que es recomendado. Cerciórese de que cada grupo consiga una ocasión de responder y conseguir claridad, pida las preguntas, el etc.
-- determine el impacto de estos cambios en cada equipo y el presupuesto y programar.
-- repase la lista actual de las tareas que son trabajadas en (las características, los etc.) Cerciórese de que cada uno esté claro en cada uno, estado del cheque, horario y discuta cualquier edición excepcional

Mientras que estos puntos pueden parecerse obvios y simple son pasados por alto demasiado a menudo y el adherir a ellos se cerciorará de que usted conseguir el la mayoría de sus tableros y ellos del cambio tendrá un positivo afecta sus proyectos.

Sobre el autor

Randy es un fundador y el CEO de Reel Logix Inc., reveladores de fácil utilizar y software programar de gran alcance como el planificador del calendario para la cita programar en calendario general de la producción del negocio y del carrete en la producción de la película y de la televisión.