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La oficina sin papel: Realidad y potencial

Un peluquero local que va a los hogares de los clientes y maneja sus cortes y tratamientos del pelo no pudo necesitar el papel (o cualquie otra clase de) documenta (y pudo de hecho tener una “oficina sin papel "). Ninguna negocios de tamaños más grandes no pueden hacer sin documentos para satisfacer impuesto y otras autoridades, para manejar sus negocios, y para no perder de vista sus deudas.

La realidad de la oficina sin papel

Incluso en esta edad de computadoras, los documentos de papel todavía se utilizan en bastante grandes volúmenes para despertar las inquietudes ecológicas (usted tiene que reducir árboles para hacer el papel). Hay varias razones del renombre de continuación del papel:

Mucha gente no es cómoda con las computadoras y no prefiere trabajar con el papel algo que las pantallas de ordenador.

En trabajo del diseño, el papel puede proporcionar una opción más relaxed y más práctica para hacer creación de un prototipo y para hacer los cómputos ásperos, comparados a la dificultad de una pantalla de ordenador.

Incluso otras clases de trabajo, tales como estudiar un asunto seriamente, pudieron ser mejores con un listado de papel que permite comentarios en el margen y otras tales funciones.

Donde está un documento de naturaleza confidencial superior, las personas referidas pueden no tener gusto de ponerla en una computadora.

Los documentos de papel se aceptan más fácilmente como evidencia en los tribunales de justicia (aunque éste está cambiando con los tiempos) comparados a los documentos digitales que pudieron necesitar la prueba suplementaria sobre su autenticidad.

En un panorama tenga gusto de antedicho, la oficina sin papel sigue siendo absolutamente una distancia ausente (diga, cuando la actual computadora-comprensión, una generación más joven asume el control).

El potencial de la oficina sin papel

Es difícil visualizar la capacidad máxima (y trampas) de una oficina totalmente sin papel. Considere un panorama posible donde han desaparecido los pasaportes de papel, por ejemplo. Los datos biométricos sobre ciudadanos se registran y se utilizan para identificarlos. Un poco de sensor ocultado pudo explorar su retina y authenticar su identidad mientras que pasan a través de las puertas de la entrada.

Una revolución similar puede ocurrir en muchas otras áreas. Los sensores en la producción del control de máquinas, otros en almacenes no pierden de vista recibos de la mercancía y los envíos, las grabadoras de voz y los sensores de la identidad authentican los términos de un contrato (proporcionado podemos eliminar legalese), y así sucesivamente.

Estas clases de panoramas son todavía lejanas. La sección siguiente ilustra las cosas que podemos ahora hacer para reducir al mínimo el uso del papel.

Mudanza hacia una oficina del Mínimo-Papel

Los pasos siguientes pueden ayudarnos a movernos hacia una oficina que utilice un mínimo de papel:

Registre todas las transacciones en línea, como las ventas se registran actualmente usando los terminales de la posición (punto de venta) en establecimientos al por menor.

Registre los datos del campo (que ocurren en localizaciones de campo inhospitalarias) sobre los dispositivos handheld que pueden transmitirlos directamente a las computadoras centrales.

Utilice los sensores para capturar datos y para transmitirlos semejantemente donde sea posible, como en máquinas y almacenes controlados por ordenador.

Instale las estaciones de la exploración que pueden explorar y OCR todo los documentos de papel entrantes, y ponga en un índice los documentos digitales resultantes en bases de datos electrónicas.

Ejecute los sistemas y los procedimientos que authentican todos los documentos digitales (de una manera que satisfará a los tribunales de justicia), así permitiendo el destrozo de los documentos de papel una vez que los exploran y se transfieren al flujo de trabajo electrónico.

Integre los sistemas del vendedor y del cliente de modo que las órdenes y las comunicaciones puedan fluir en línea en vez de documentos de papel directos.

Utilice un sistema de gestión contento de el cual pueda manejar todas las clases de contenido y hacerlas accesibles en línea dondequiera con una conexión a internet.

Incluso empresas más pequeñas pueden ejecutar por lo menos algunas de estas medidas para moverse hacia una oficina sin papel (un viaje sin extremo!)

Sobre el autor

Ademero, Inc. desarrolla software de la oficina sin papel. Visite su Web site dedicado al software de la oficina sin papel. Hojee la sección de los recursos que incluye la colección más grande de postes de los utilizadores reales que repasan todo el sistema de gestión más popular del documento disponible.