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Pare las reuniones improductivas y mejore su fondo

Termine las reuniones derrochadores, costosas y no productivas por siempre. Si usted está buscando ideas de ayudar a su compañía a permanecer competitiva en esta economía, comienzo que hace cada cuenta de la reunión.

Usted sabe cuánto hora se pierde en reuniones improductivas. Y usted sabe cuánto dinero se pierde en reuniones improductivas. Seguido leyendo para entender cómo usted puede aplicar 7 pasos simples a funcionar con reuniones eficaces y comenzar a funcionar con las reuniones que aumentarán no la disminución su fondo.

Las reuniones de compañía, reuniones del proyecto, reuniones del equipo, reuniones de una sola vez, reuniones en curso, ningunas deben estar exentas de la planificación para el éxito. De hecho, incluso las reuniones improvisadas deben ser productivas.

Alguien una vez que el “uso dicho es la única evidencia del aprendizaje.”

Comience a aplicar estos 7 pasos a bien-funcionan reuniones y enseñan su compañía entera a cómo hacer cada cuenta de la reunión.

En su compañía….

-- ¿Es aceptable para que la gente aparezca tarde para las reuniones?
-- ¿Es aceptable para que la gente no aparezca en absoluto?
-- ¿Se asume que la reunión no será productiva?
-- ¿Es típico que las reuniones no tienen agendas o si lo hacen, ellos no se adhieren?
-- ¿Está alguien a cargo de cada reunión para asegurar el comienzo y los extremos de la reunión el tiempo?
-- ¿Las notas tomadas en la reunión se distribuyen a tiempo?
-- ¿Hace la basura de la gente mucho tiempo en reuniones improductivas?
-- ¿Parece como gente pasa demasiada hora en el encuentro después de encontrar?

Si usted contestó sí a ninguno de estos preguntas, la enseñanza su equipo de estos 7 pasos simples a funcionar con reuniones eficaces cambiará fundamental su cultura de compañía y mejorará su fondo.

1. Cerciórese de que haya un facilitador
Llaman la persona a cargo de funcionar con una reunión el facilitador. Su trabajo es cerciorarse de que la agenda está seguida, la reunión es productiva y que el propósito de la reunión está resuelto. Ésta puede ser el líder o la persona que convocaron la reunión, o podría ser terceros, depende del tamaño, de la complejidad y de la longitud de la reunión. Son también responsables de establecer el estacionamiento -- una herramienta eficaz donde no están relevantes las ideas que suben en una reunión pero a ese asunto específico se captura para ser tomada cuidado de en otra reunión o con asignaciones del trabajo.

2. Plan a continuación en lo posible
Hay reuniones que podemos planear por adelantado y las reuniones que tenemos que convocar a última hora. Intente y evite estes último. Pero si una reunión de última hora es absolutamente necesaria, guárdela cortocircuito, muy se centre en cuáles es alrededor y se cerciora de la reunión que cada una está clara, cuando se van, cuál la reunión logró. Una reunión mal prevista es una pérdida de cada uno tiempo.

3. Proporcione una agenda
Una agenda indica la época, la localización, el propósito y el resultado de la reunión y quién assistirá a la reunión. Debe proporcionar los artículos específicos que se discutirán y quién será responsable de cada aspecto de la agenda. Una agenda se debe distribuir por lo menos 48 horas antes de la reunión para permitir que preparen a la gente. Cuanto más tiempo usted planea a continuación, más probable usted es conseguir a la gente que usted necesita y eso esa gente se prepara.

4. Designe a un encargado del tiempo
El trabajo del encargado del tiempo es notificar el facilitador en los puntos claves durante la reunión para guardar cosas el funcionar el tiempo. El encargado del tiempo sabe solamente lo que se basan los apremios del tiempo en una agenda bien del pensamiento hacia fuera. Si usted deja la sincronización de la reunión hasta el facilitador, se centrarán en la observación del reloj algo que funcionando con una buena reunión. Cerciórese de que usted cubra este detalle.

5. Designe a un escribano
El trabajo del escribano es tomar notas y distribuirlas después de la reunión. Una vez más dejando esta tarea crítica hasta el facilitador, el foco es quitado del propósito de la reunión. Las notas no están tan claramente como necesitan ser mientras que el facilitador está preocupado también de capturar la información y no en qué está consiguiendo hecha. El escribano necesita saber qué método a utilizar para distribuirlas (email, copia dura -- quién los consigue?) y cuando después de que la reunión el líder espere que salgan.

6. Comience cada reunión sobre tiempo
No espere los stragglers. Es su trabajo estar allí el tiempo y alcanzar (después de que la reunión ha terminado) con lo que él faltó. ¿Cómo curar perpetuo últimos interruptores de la reunión? (Si le dejaron saber por adelantado iban a ser atrasados, eso es una diversa historia. Estoy hablando de la gente que no puede reunir simplemente su acto y demostrar constantemente falta de respeto apareciendo tarde a todas las reuniones). Cierre la puerta y cuando intentan y vienen adentro, no las deje. Dígales que pueden leer las notas de la reunión y déjelas conocerle para esperarlas puede ser el la hora para la reunión siguiente. No permitir que la gente interrumpa sus reuniones siendo atrasado parará si usted apenas coloca algunos principios de base por adelantado.

7. Termine cada reunión sobre tiempo
Cerciórese de que el encargado del tiempo le mantenga fijado en donde usted está con la agenda. La terminación de una reunión sobre tiempo le ganará respecto como líder -- demostrando a gente que usted respeta su tiempo. Si parece usted no va a conseguir a la agenda entera antes de que la reunión haya terminado, pida el permiso de ésos allí para ampliar la reunión. Es una llamada de juicio por la pieza del líder como usted puede perder a mucha gente que tenga otras comisiones y no puede permanecer. La reunión puede no ser productiva si usted pierde a la gente dominante.

8. Distribuya las notas de la reunión rápidamente
Antes de aplazar, deje a la gente conocerle será notas de recepción de la reunión al lado de cierta fecha. El escribano debe conseguir las notas listas para la distribución inmediatamente después que la reunión ha terminado. No deje este paso crítico en el proceso negar una reunión productiva.

Sobre el autor

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