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Tenemos todos estados allí. Hay correo llenado para arriba en la esquina de su escritorio. Usted tiene 37 email unread. El teléfono está sonando (no ese teléfono - el otro teléfono). Y usted será afortunado si usted puede conseguir con tres de los quince artículos en su lista de lío.

Oh - y usted tiene cuatro horas de reuniones delante de usted.

No era esta manera. El mundo ha cambiado en la década pasada o tan. ¿Su acercamiento a la gerencia de tiempo ha cambiado con él?

Si usted se encuentra tensionado hacia fuera y frustrado cada vez usted intenta hunker abajo y tomar control de su tiempo, hay una buena ocasión que es porque usted necesita una nueva manera de pensar en la gerencia de tiempo. No caiga en la trampa de intentar forzarse a trabajar dentro de un sistema que apenas no sea compatible con el paso de su día o la naturaleza de su trabajo. Apenas como organizadores electrónicos sea perfecto para algún y otros juran por los planificadores de papel, incluso el mejor sistema de gestión del tiempo fallarán si lo hace no jive con la manera que usted consigue con cada día.

Si usted está buscando un sistema de la productividad que sea compatible con vida real, considere a la gerencia de tiempo 4-A. Centrándose en cuatro elementos claves de la productividad usted puede crear una estrategia flexible, modificada para requisitos particulares de la productividad que sea compatible con las demandas establecidas el paso rápidas de hoy.

Actividad. ¿Cuándo allí son 117 cosas que se podrían hacer después, cómo son nosotros supuestas dar prioridad? En esta nueva era de productividad, es mucho imposible bonito programar con éxito su día por adelantado. Usted puede ser que precise una lista clara de objetivos y de un horario a prueba de balas, pero todos sabemos que una llamada de teléfono inesperada puede hacer el plan entero derrumbarse adentro en sí mismo - el cambio de las prioridades, una crisis surge, un plazo se levanta una semana; estas cosas suceden.

Puesto que usted no puede planear para todo, es importante que usted tiene una comprensión cristalina de cuáles son sus prioridades. Si sucede algo que está más allá de su control y de estas prioridades necesita ser ajustado - fino - pero hasta entonces, usted si tiene una estrategia.

Evalúe su lista de lío para ver qué tareas rendirán la ventaja más grande. El viejo método del ABC no trabajará probablemente si el flujo de su día cambia a menudo. Usted necesita un nuevo método de decidir donde pasar su tiempo valioso.

Piense en la cantidad de tiempo media que usted puede trabajar ininterrumpido. ¿Cuáles de sus tareas beneficiarán la mayoría de esa atención sin repartir? ¿Cuáles requieren mucho más o mucho menos? Haga un plan para trabajar en los proyectos más grandes, tiempo-más intensivos cuando usted sabe que usted es lo más menos posible probable ser molestado. Excepto el poco unos para esas ventanas entre las reuniones y las llamadas de teléfono cuando usted no conseguirá mucho otro hecho.

Si uno de sus proyectos importantes apenas está intimidando también para que usted haga nunca algún progreso, rómpalo abajo en pasos más pequeños, manejables. Garantizo que nueve veces fuera de diez, una vez que usted consigue le comenzaron olvidarán con porqué usted lo suspendió durante tanto tiempo para comenzar.

Disponibilidad. Los mejores planes puestos no tendrán una posibilidad si usted no encuentra una manera de controlar su disponibilidad. Su tiempo es su activo más valioso. ¡Apenas no lo dé lejos a cualquier persona que pida! Usted nunca tendrá control total sobre su disponibilidad, pero es importante saber tallar bloques de tiempo distracción-libre que sea conducente a la productividad.

Las reuniones son notorias para comer encima de bloques masivos de tiempo. Aprenda decir “no”. Es bastante probable que usted no necesite estar en todas las reuniones a que usted esté assistiendo. ¿Puede usted enviar alguien en su lugar? ¿Pida los minutos ser remitido? ¿Trate la situación con una llamada de teléfono rápida? Evalúe si las reuniones que usted assiste son realmente necesarias.

Cuando usted no está en esas reuniones, tiempo del horario para trabajar. En algunos trabajos esto es más fácil de hacer que otros. Puede ser que apenas sea una cuestión de cerrar su puerta de la oficina y de fijar su teléfono al buzón de voz. O trabajando de hogar o dirigiendo a Starbucks con su ordenador portátil. Usted puede ser que necesite una señal clara para sus compañeros de trabajo, como usar una muestra del hacer-no-disturbar o poner en los teléfonos principales cuando usted necesita trabajar ininterrumpido.

Lo que su solución - no abuse de ella. Si usted intenta hacerse constantemente inasequible, usted encontrará rápidamente que otros pierden el respecto por su “yo son” señal ocupada.

Entonces usted es a la derecha detrás donde usted comenzó, si usted está para arriba contra un plazo importante o no.

Accesibilidad. Usted ha decidido ya que usted no va a dar cada uno alrededor del acceso constante a su tiempo. El paso siguiente es cerciorarse de que usted tienen de fácil acceso a la información, las herramientas, y los recursos que usted necesita ser productivo.

Invierta el tiempo necesario cerciorarse de que las cosas que usted necesita sobre una base regular están en sus yemas del dedo. Las cosas que usted tiene acceso se deben archivar con frecuencia en su mesa en un organizador o en un cajón que esté en el alcance del brazo. Ponga los archivos que usted utiliza solamente de vez en cuando donde están accesibles en su escritorio, pero que da el acceso más fácil a esas cosas a que usted se refiera regularmente. Ficheros de archivo que usted necesita raramente en los cajones inferiores o en archivos lejos de su escritorio.

Quizás la cosa más importante y pasada por alto que usted puede hacer para conseguir organizado es estructurar sus archivos electrónicos. En una edad donde están electrónicos la mayoría de los archivos, es fácil perderlos al vacío del almacenaje del cyber. Los documentos electrónicos del archivo similares a la manera usted empapelaría unos. Apenas no plop todo en “mis documentos” o en su mesa y no lo deje para perdido. Fije las carpetas y las carpetas secundarias que tienen títulos intuitivos que usted navegue fácilmente. Utilice las fechas y bastante detalle en nombres del archivo que usted no tendrá que abrir documentos múltiples cuando usted está buscando algo específico. En fin, haga el trabajo inicial de salvar los archivos de una manera organizada para hacer referirse a ellos una tarea fácil.

Parando para buscar durante lo que usted necesita no sólo el tiempo de las basuras, solamente destruye su ritmo y fuerzas usted para romper su concentración. Está bien digno de ella organizar pues usted va.

Atención. El sistema de gestión del tiempo más eficaz del mundo no hará una cosa para mejorar su productividad si usted no se centra en la tarea actual. Para muchos de nosotros, el problema no es una carencia de las fuerzas de voluntad; está teniendo el alojamiento para rechazar distracciones.

Esto significa perspectiva cerrada cuando usted no está trabajando en email y no está intentando comprobarlo solamente algunas veces al día. Resista el impulso de abrir mensajes como vienen adentro. Esto también medios que dejan la luz del buzón de voz permanecer encendido hasta que usted haya acabado lo que usted está haciendo. Trate su tiempo del proyecto como una cita con un compañero de trabajo. No haga caso del teléfono, el email, y el impulso de ir consigue una taza de café.

Por supuesto, evitar el email y el teléfono pudo ser mucho más fácil que evitando las distracciones que vienen de compañeros de trabajo. Si usted ha puesto ya su “no disturbe” la señal en el lugar, sea auriculares o una puerta cerrada de la oficina, y le todavía están interrumpiendo, él es hora de volver a dirigir discreto a la persona que le distrae.

Reconozca la edición y déjelos conocerle están en el grueso de un proyecto importante. Pregunte si usted puede darles una llamada sobre una hora en que pueden tener su atención sin repartir.

¡Apenas recuerde - es mejor ser como un sello y un palillo con algo hasta el final al extremo que es ser una mariposa que revolotea de de tarea a tarea!

Olvide tan el manejo de su tiempo - no puede ser manejado. Manéjese con estos 4-A's y usted aumentará la probabilidad que usted tendrá un día productivo.

Sobre el autor

El apilado de Laura es un experto personal de la productividad, autor, y un locutor profesional que ayuda a trabajadores ocupados a salir de la oficina anterior (R) con resultados máximos en el tiempo mínimo (TM). Para hacer que Laura hable en su acontecimiento siguiente, llamada 303-471-7401. Visite http://www.TheProductivityPro.com para firmar para arriba para su boletín de noticias mensual libre de la productividad.

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