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Ventajas de un sistema de gestión del documento para el control de versión

Para los empleados cuyo trabajo dicta que crean regularmente nuevos documentos, tener acceso a un sistema de control intuitivo y fácil de utilizar de versión es una ventaja importante. Temprano en mi carrera recuerdo distintamente los documentos experimentados I de la especificación de las luchas que crean, las guías de entrenamiento, y la otra documentación relacionada con el mercado. Ser autor del contenido era bastante desafiador, pero las ediciones fueron compuestas por los procesos asociados a las revisiones del ahorro, encaminamiento los documentos para las aprobaciones, y distribuir la versión final a los recipientes previstos.

El control de versión es definido por Wikipedia como “la gerencia de revisiones múltiples de la misma unidad de información.” Mientras que esa definición es exacta, pienso mi hermano la puso mejor cuando él dijo que el “control de versión es relacionado con tener ilimitado corregir-deshace.”

Al crear documentos usando un sistema de control de versión, el autor tiene la capacidad de registrar fotos de su documento en cualquier momento en el ciclo vital del documento. Esto permite que el autor se trabe en una versión del documento para los propósitos históricos que se pueden referir más adelante al ciclo de desarrollo.

Tener acceso a las fotos del documento es especialmente provechoso cuando el autor necesita reescribir o quitar una sección de un documento. Antes del trabajo con un sistema de gestión del documento, me desconciertan para admitir al número de épocas que quité secciones enteras de un documento sin el ahorro de una versión del archivo. La supresión de secciones de un documento lleva inevitable para volver a trabajar e hizo para mí las épocas incontables.

Los síntomas de un negocio que necesita un sistema de control de versión son fáciles de reconocer. El síntoma primario es cuando los usuarios tienen nombres del archivo ahorrados con las extensiones especiales que detallan “algo” de la versión del archivo (fecha, las iniciales del redactor, o número de revisión interno). Los autores experimentados del documento compensan no tener un sistema de gestión del documento desarrollando a sus propias convenciones de nombramiento para cada revisión del documento. Consecuentemente, su carpeta de “mis documentos” se deja en desorden con revisiones incontables de documentos usando convenciones de nombramiento especializadas del archivo tales como nombre de fichero - fecha - revision.ext.

Los nombres de modificación del archivo pueden tratar parcialmente las necesidades de control de versión del autor individual, pero llevan invariable a la confusión a gran escala a través de una organización. Se exacerba la confusión cuando las versiones de archivos se envían por correo electrónico a otras en la organización responsable de corregir y/o de aprobar los documentos. Los recipientes del email excepto una copia local del archivo usando otro más estándar de nombramiento antes de realizar su corrigen a menudo. Cuando se vuelven los archivos, el autor original ahora tiene un rastro de los ficheros nominados disímiles que requieren la consolidación manual y no pueden ser revisados fácilmente.

En departamentos de la ingeniería y del software, los sistemas de control de versión han sido de uso general por décadas. Un software del árbol, en el principio de los 90, desarrolló el sistema de control más prolífico de versión para los ingenieros de uso llamados “SourceSafe” para Windows. Un software del árbol fue comprado posteriormente por Microsoft y el uso de SourceSafe llegó a ser integrado como parte del estudio visual de Microsoft (habitación de uso del desarrollo de programas de Microsoft) desde 1995. SourceSafe visual (VSS) se convirtió en una herramienta extensamente adoptada para manejar versiones de los archivos del código fuente, pero nunca ganó renombre con los usuarios fuera de los equipos del desarrollo de la ingeniería y de programas.

La industria de la gerencia de documento reconoció las ventajas que los ingenieros experimentaban con control de versión y las intentó traer funcionalidad equivalente al resto de la comunidad empresarial. Antes que la visión sería observada, una nueva casta del sistema de gestión intuitivo, integrado del documento necesitó ser desarrollada que apoyó cómo los creador del documento produjeron el contenido.

Los usuarios empresariales requirieron las características esenciales del control de versión que los ingenieros habían venido esperar por ejemplo revisiones del ahorro de documentos, de las notas para detallar las versiones específicas del archivo, y de la capacidad para promover versiones históricas de un archivo. Sin embargo desemejante de los ingenieros, los usuarios empresariales también exigieron funcionalidad avanzada de la gerencia de documento incluyendo la integración en los usos de Microsoft Office y de Adobe Acrobat, flujo de trabajo electrónico para los documentos de la encaminamiento, revisión y aprobación electrónica, firmas digitales, horario de la retención del documento, y perfilado con poner en un índice de los meta datos.

Los usuarios empresariales tienen hoy la oportunidad de desplegar un sistema de gestión del documento que provea de sus usuarios funcionalidad robusta del control de versión. Los creador del documento de industrias diversas ganan eficacias notables utilizando un sistema de control de versión para las revisiones que mantienen de sus documentos.

Las ventajas que realizan incluyen tener acceso a todos los datos históricos asociados al documento que es generado, un detalle completo del registro del documento quién y cuando un documento fue alcanzado, y el aseguramiento que todas las versiones del documento están apiladas en la historia de la versión del documento y no encubiertas con estándares de nombramiento variados.

¿Puede su organización permitirse no proveer de sus autores del documento las herramientas que necesitan eficientemente y que crean con confianza los documentos que conducen su organización?