Los sistemas de gestión del documento proporcionan a usuarios que la capacidad al índice documenta usando cualidades de los meta datos. Éstos ponen en un índice cualidades, cuando están aplicada en una manera constante, pueden proveer de usuarios la capacidad a rápidamente encuentran y recuperan documentos asociados. ¿La pregunta es cómo usted hace cumplir los meta datos constantes que ponen en un índice para todos sus documentos? La confianza en el texto free-form para poner en un índice documentos en localizaciones múltiples que consisten en de un ambiente y usuarios numerosos no trabajará.

Un ejemplo clásico es cuando incitan a un usuario incorporar un nombre comercial. Incluso un nombre muy conocido tal como Dell tiene deletreos potenciales numerosos, como: “Dell”, “Dell, Inc.”, “Dell que computa”, o “Dell Corporation”. En cada uno de las representaciones, las buenas noticias son Dell conocido son constantemente incluidas que permite semi-eficiente COMO búsquedas contra el sistema. Para nombres de compañía más complejos tales como Pfizer, simplemente asegurar una porción del nombre se entra correctamente es un desafío. Encontrar 100% de los documentos relacionados requiere asegurarse que las cualidades usadas para representar la misma entidad estén incorporadas idénticamente cada vez.

El acercamiento más fácil para asegurar meta datos constantes es proveer de usuarios las gota-llanuras inteligentes que permiten que seleccionen rápidamente de una lista de entradas aprobadas. Hay los diseños de interfaz que la gente utiliza sobre una base regular que utiliza las herramientas drop-down. Por ejemplo, cuando la compra en línea, a menudo allí es una lista drop-down que contiene todas las abreviaturas de los estados/de las provincias en los Estados Unidos y el Canadá. Viviendo en Oregon, he aprendido que si pulso la tecla de “O” 3 veces, Oregon consigo generalmente seleccionado y puedo trasladarme rápidamente encendido al campo siguiente. Los meta datos que entran para los documentos deben ser una experiencia comparable. ¡La llave es proveer de usuarios la capacidad de incorporar datos exactos con la “menos cantidad de movimientos” - los golfistas deben amar esa analogía!

Las preguntas lógicas siguientes están tan de “donde hace la lista de variables de índice permisibles vienen?” y “cómo consigue mantenido?” En el ejemplo de las abreviaturas del estado, la lista disponible es pequeña y cambia raramente la fabricación de almacenar y de mantener la lista una asignación simple. Sin embargo, con la mayoría de las puestas en práctica los requisitos de la indexación de direcciones incluyen poblaciones mucho más grandes de datos dinámicos incluyendo la información al cliente, categorías del documento, y cualidades del proyecto. Para la mayor parte de mis clientes, estos datos existen ya en uno o más de sus sistemas informáticos tales como el sistema de CRM, el sistema del ERP, y/o el sistema de la gestión del proyecto. Leveraging los datos existentes de las aplicaciones empresariales existentes, los usuarios que realizan el papel de los documentos de la indexación de direcciones pueden conseguir gota-llanuras dinámicas inteligentes, en tiempo real sin mantener sistemas de datos redundantes.

Asegurarse de que la información del índice sea constante a través del depósito es solamente mitad de la ecuación. El resto es asegurarse de que la información de la indexación de direcciones se puede aplicar al documento de la manera más eficiente. A tal efecto, un sistema de gestión robusto del documento proporciona la capacidad para poner en un índice automáticamente partes significativas de la información de los meta datos usando qué ColumbiaSoft se refiere como “características jerarquizadas del perfil”. Imagínese si el proceso de poner en un índice documentos requirió solamente incorporar el número de identificación de un cliente y las cualidades restantes del índice tales como nombre de cliente, región, y encargado de cuenta fueron pobladas automáticamente. Por cualidades de lazo usando conexiones de ODBC y aplicación de reglas de la inteligencia empresarial, los datos se pueden poner en un índice rápidamente y exactamente permitiendo que su compañía entera maneje eficientemente documentos.

Eficientemente la aplicación de la información constante del índice a sus documentos usando un sistema de gestión del documento mejorará la capacidad de su organización de encontrar, de leverage, y de manejar sus documentos de negocio críticos. La primera cosa que oigo de la gerencia de documento reciente los convertidos son los ahorros notables del tiempo y las eficacias sus organizaciones realizaron correctamente poniendo en un índice sus documentos. Por ejemplo, las actividades tiempo-intensivas como la respuesta a las investigaciones del cliente se reducen al mínimo a las tareas rápidas, que libera para arriba recursos para trabajar en actividades del negocio principal.

Sobre el autor

El localizador del documento es un sistema de gestión del documento de la empresa-clase diseñado para realzar eficacia, para reducir riesgo y para mejorar la colaboración. ColumbiaSoft es un oro de Microsoft certificó al socio, significando que sus productos son completamente integrados en los usos populares de Microsoft Windows. Consiga más información de gerencia de documento.

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