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En estas épocas económicas inciertas, hacen frente a la mayoría de las compañías con el desafío de cómo maximizar vueltas en márgenes más apretados. Es a hacer-más-con-menos la estrategia que requiere operaciones comerciales ahora se optimice para resolver realidades económicas actuales.

Una área a considerar para mejorar el fondo es mirar cómo la información se maneja en la organización. Esto incluye todo el contenido, cosas como documentos, facturas, el etc.; todas las acciones, cosas tienen gusto de revisiones, y de aprobaciones; y todos los procesos, éstos son los pasos repetibles que conducen el flujo de información. La mejora de cómo se maneja la información, el contenido, las acciones, y los procesos, mejorarán eficacia, reducirán riesgo, y llevarán al ahorro en costes.

Hay otra parte superior a considerar con esto también, y es un lado positivo. Con cualquier cambio viene la oportunidad, y la clase correcta de cambio ahora puede colocar una organización para incluso el mayor largo plazo del éxito.

Hay menos siete maneras que las mejoras en cómo se maneja la información pueden tener un impacto en el fondo en términos de eficacia, riesgo y ahorro en costes, y aquí están:

Número 1: Haga la información hallable así que la gente puede encontrar la información, inmediatamente
Diarios, los empleados empresariales están buscando la información. Los estudios han demostrado eso entre los que están implicadas con que el flujo de información, cerca de una mitad pasan dos horas por el día que busca para lo que él necesita para hacer sus trabajos. Esto puede traducir a los centenares de millares de dólares en coste improductivo por año.

La meta es reducir el tiempo que toma para que la gente encuentre la información, haciéndola más eficiente y capaz terminar sus tareas mucho más rápidas.

Número 2: Automatice los procesos de negocio
Los procesos manuales, especialmente los que impliquen el papel, tienen una tendencia verdadera a la avería. Mientras que la información se encamina en pasos, por ejemplo en ciclos de la revisión o de la aprobación, se retrasa a menudo, hay interrupciones, y cualquier número de errores usuario-influenciados puede ocurrir. Estos procesos son un reto real a manejar para la responsabilidad. En cualquier momento en el proceso, es difícil identificar en en qué paso está el proceso actualmente. Y considerando detrás los procesos terminados, es virtualmente imposible identificar quién hizo lo que y cuando. Como resultado, los procesos de negocio tienden a ser lentos, llevando días o semanas el ciclo. Y es esta carencia de la velocidad, no mencionar los errores, que es una carga verdadera en eficacia.

La automatización de procesos usando flujo de trabajo quita la necesidad de la gente de manejar procesos y permite que la gente se centre su maestría en la fabricación de decisiones y de agregar conocimiento. El flujo de información se maneja automáticamente, que no sólo establece el proceso constante de la información, pero también acorta duraciones de ciclo, aumenta responsabilidad, y lleva a mayores calidad y exactitud del proceso de negocio repetible.

Número 3: Mejore la colaboración
Muchas compañías todavía utilizan los servidores de archivos compartidos para almacenar la información, el email para compartirlo, y el ftp para intercambiar a veces archivos hacia adelante y hacia atrás. Pero aquí está el problema: estos métodos son no estructurados y disconnected. La información de manejo de esta manera carece los controles necesarios y las herramientas de colaboración para hacer el uso más eficiente de conocimiento corporativo. Los archivos se duplican fácilmente o perdido, la información tiene que ser reconstruida, versioning es ad hoc en el mejor de los casos. Incluso peor, a veces los archivos son silo'd en usos del línea-de-negocio, por ejemplo un uso de la gestión del proyecto que sea solamente accesible a algunos en la compañía.

La llave a mejorar la colaboración está creando haber unificado, empresa, ambiente del trabajo donde están empresariales la gente y el conocimiento conectado. Esto permite que cada uno, no importa qué el área del negocio ellos está adentro, leverage la inteligencia colectiva de una organización.

Número 4: Capture un expediente de cada cambio.
Sin un sistema para manejar archivos como cambian, es virtualmente cierto que, la información será perdida, él será difícil volver a montar después, y habrá cerco de la confusión que son las versiones correctas de archivos.

Los documentos no son estáticos. Cambian en un cierto plazo. El control de versión automatizado ofrece una manera estandardizada de capturar y de organizar la información en cuál sería de otra manera un proceso caótico e incontrolado. La gente es más productiva y el riesgo de pérdida de información se reduce grandemente. El más, con control de versión, cada uno sabe inmediatamente cuál es la versión actual, y las versiones anteriores son siempre recuperables.

Otro aspecto al control de versión es que puede reducir riesgo. El control de versión elimina el potencial para el contenido perdidoso en versiones anteriores e importantemente, él tiene en cuenta visibilidad sobre historia contenta, por ejemplo quién aprobaron un documento y qué hizo el parecer contento en aquel momento.

Número 5: Reduzca el riesgo de email.
El email puede ser rápido, barato, y conveniente, pero es un error para creer que es un modo informal de comunicación. El email está cayendo cada vez más bajo alcance de regulaciones tales como eDiscovery. Por esta razón solamente, es importante considerar el email como expedientes de negocio. Pero incluso más allá de regulación, hay otros aspectos de cómo utilizamos el email hoy que hacen cada vez más importante considerar al reducir factores de riesgo.

En muchos casos los email se utilizan como los medios de la comunicación primarios entre empleados así como con gente fuera de la compañía como clientes o vendedores. El contenido dentro de email, y los archivos ataron a ellos, son miden el tiempo a menudo el de más completo y cuidadoso expediente de la historia en un cierto plazo. Su capacidad de investigar y de recuperar rápidamente la información de un archivo del email no sólo mejora sus ocasiones con éxito de la conformación con regulaciones y requisitos legales, pero también ayuda con las materias como la investigación y el conocimiento de cambio en manos entre la gente, dice por ejemplo en tiempos de la transición del empleado.

Número 6: Mantenga la conformidad con regulaciones
Como con los expedientes del email, algunas compañías también hacen frente a los requisitos reguladores que afectan a todos los tipos de información. La información sí mismo puede ser una responsabilidad si se maneja incorrectamente. Los estudios varían extensamente, pero algunos han indicado que tanto como los 80% de documentos residen en las mesas del usuario, más allá del control y de la gerencia de cualquier sistema de información estructurado.

Las disposiciones gubernamentales, las normas de calidad, y los requisitos legales son un desafío cada vez mayor, y los programas que manejan para la conformidad documentando políticas y procedimientos, aplicando procesos de negocio constantes, y asegurando la información son necesarios reducir la exposición al riesgo. Donde las normas de calidad y la conformidad existen, por ejemplo la ISO, el FDA, y Sarbanes-Oxley, el contenido y los procesos regulados se deben manejar usando la gerencia de expedientes.

Y finalmente, número 7: Elimine los costes de almacenaje de papel y vaya sin papel.
El almacenaje tradicional de los documentos de papel en cabinetes de archivo, cajas del archivo, y almacenes off-site es una solución del ninguno-valor. El costo de todos que almacenaje de papel - el espacio y el dinero pasados en él - ofertas ninguna vuelta en valor a la compañía. Es un coste operacional innecesario. Los cabinetes de archivo consumen el espacio de oficina valioso que se podría utilizar de otra manera para las áreas de trabajo significativas y productivas; y el dinero pasado en almacenaje off-site en almacenes se podría invertir en las áreas del negocio que tienen realmente una vuelta positiva en el fondo.

Cuando los documentos se almacenan electrónicamente, sin embargo, hay un valor agregado porque la información se puede archivar, buscar y recuperar inmediatamente. Esto es un factor grande en términos de eficacia de proceso. Y hay otras áreas a considerar también: el almacenaje del documento electrónico hace la información más accesible, incluyendo incluso fuera de la oficina para los empleados que pudieron ser el viajar, trabajando en el país, en las oficinas basadas en los satélites, o quizás incluso los vendedores y los clientes. Cuando los documentos están alcanzados, cambiados, o aprobados, todo se registra en un registro de la intervención. El almacenaje del documento electrónico también hace más fácil planear para la continuidad del negocio, los expedientes pueden ser restaurados tan rápidamente y el negocio puede conseguir inmediatamente de reserva y funcionamiento. Y finalmente, el almacenaje del documento electrónico es un acercamiento más verde, sin papel que no sólo reduce almacenaje y sus costes asociados, pero también reduce en la necesidad del papel y de la impresión.

Sobre el autor

El localizador del documento es un sistema de gestión del documento de la empresa-clase diseñado para realzar eficacia, para reducir riesgo y para mejorar la colaboración. ColumbiaSoft es un oro de Microsoft certificó al socio, significando que sus productos son completamente integrados en los usos populares de Microsoft Windows. Consiga más información de gerencia de documento.

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Este artículo ha sido traducido automáticamente de la fuente Inglés.

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