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Viniendo de un fondo de la información, uno del más importante y usado con frecuencia divulgando las herramientas es Microsoft Excel. Incluso si un negocio utiliza un paquete de la información para asir sus datos de una base de datos, sobresalga es a menudo la manera que se presenta. Casi cada software de la información utiliza Excel como tipo de la salida. Para esos negocios que no utilicen una herramienta de la información, Excel llega a ser aún más importante como manera de presentar y de analizar datos.

Microsoft Excel combina funcionalidad de la información tal como trazado y resumir de las herramientas junto con un arsenal enorme de capacidades del formato. Usted puede analizar datos y presentarlos en un pozo formatado, manera profesional, incluso manejando granes cantidades de datos con la navegación. Con todo mucha de esta funcionalidad simple, de uso fácil va inusitada. Para una pequeña cantidad de esfuerzo y de tiempo, la manera que se presentan los datos puede ser transformada totalmente. Examinemos algunos métodos simples.

Gire las tablas y las cartas son por supuesto el sueño del analista de los datos. Gire las tablas puede tomar granes cantidades de datos y resumirlas. Son flexibles de la manera que la presentan y qué información están entregando. Como ejemplo, tomemos una hoja de balance de las ventas donde todas las ventas se dan por oficina, por persona de las ventas. Éste es los datos que un encargado querría ver, no obstante los encargados son gente ocupada y no quieren pasar horas que vadean a través de los detalles. Quieren los resúmenes eficientes de un vistazo, preferiblemente en colores bonitos. Déles esto junto con los datos detalladamente y su encargado es no más rueda su los ojos en los datos que usted ha enviado por correo electrónico y en lugar de otro le está invitando hacia fuera para el almuerzo.

Para alcanzar esto, agregue algunas tablas del pivote o cartas que den una avería simple del valor de ventas o del número total de ventas de la oficina o de la persona de las ventas. No es estática o como el usuario puede seleccionar fácilmente los datos ellas quiere incluir o excluir de la tabla con poblada automáticamente el lista de persiana. Un gráfico de sectores del pivote puede demostrar a un encargado qué oficina de ventas está trayendo en la mayoría del efectivo. Ambos objetos se pueden dar formato extensivamente, incluso usando colores e insignias calificados compañía para los puntos visuales adicionales del brownie.

Una vez que usted tiene todos sus datos organizados en diversas lengüetas con las cartas apropiadas, la navegación puede ser utilizada así que el usuario puede encontrar fácilmente su manera alrededor de su libro de trabajo. Nadie tiene gusto de conseguir un email en una tarde de viernes para ver 14 lengüetas enormes de los datos listos para que aren a través en su ocio. En lugar, realice la diferencia que hace cuando abren el mismo libro de trabajo que se presentará con una página del menú, calificado en colores de compañía y divertirse la insignia de la compañía con una selección de botones permitiendo que escojan fácilmente qué datos quieren ver.

Una macro simple se puede registrar para llevarle de la lengüeta del menú a las otras lengüetas. Cada macro se puede asignar a un botón separado en la página del menú. Un encargado ahora abre el libro de trabajo y elige los datos que él quiere ver primero. En cada lengüeta que van a es un botón que los dirige de nuevo a la página del menú. Esto está sobre el usuario nunca que tiene que buscar para los datos que quieren sin importar como de bien usted nombró sus lengüetas. Ahora usted ha estado hacia fuera para un segundo almuerzo en el cual usted está discutiendo las perspectivas futuras de la promoción y está bien en su manera a hacer el animal doméstico de los encargados.

Una vez que usted ha agregado la navegación y la recapitulación, no puede lastimar para hechar una ojeada los datos detallados para considerar si puede ser presentada de una manera que ayude a gente a identificar lo que él está buscando más eficientemente. Por ejemplo, usted puede dar formato a una columna entera con el formato de la condición del menú del formato. Usted podría cambiar el color de la fuente de cualquier valor de ventas mayores entonces $1000 al rojo para identificar rápidamente las ventas más grandes. Usted puede destacar la fila entera del jefe y agregar la filtración así que el usuario puede tirar fácilmente de conjuntos de datos que requieren algo que mirando los datos en conjunto.

Nada discutida aquí es duro de aprender. Excel utiliza a magos para permitir que los usuarios del principiante agreguen funcionalmente gradualmente. La cosa más importante que un usuario del software puede hacer es abrir su mente en la inmensidad de sobresale funcionalidad y el experimento con ella. En conclusión, la información de software no sólo utiliza sobresale, pero toma a menudo elementos de sobresale y se amplía sobre ella.

La funcionalidad que a través de una gama de formas simples de los magos una fundación del software de la información es lejos menos costosa y el conocimiento más extensamente - disponible. Es también lejos menos costoso que comprando licencias del software de la información junto con expertos necesarios de producir los informes. La funcionalidad de Excel es fácil de aprender y se puede utilizar extensivamente en la mayoría de las oficinas. Excel como herramienta de la información por derecho propio no debe ser subestimado.

Sobre el autor

El autor es un consultor de la información y un Copywriter independiente. Para más información encendido sobresalga el entrenamiento 2003, visitan por favor http://www.microsofttraining.net

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